Afspraken met het evenement
Openbaar evenement
Ga ten eerste na of het om een openbaar evenement gaat. Als dat het geval is, hoef je in principe geen toestemming te vragen om te fotograferen. Het kan echter wel verstandig zijn om contact op te nemen met de organisatie van het evenement. Misschien kunnen jullie namelijk iets voor elkaar betekenen.
Besloten evenement
Als het geen openbaar evenement is, neem dan contact op met de organisatie voordat je foto's gaat maken. Overleg of je toestemming krijgt om te fotograferen en geef daarbij duidelijk aan met welk doel je dat wilt doen. Wil je de foto's alleen verkopen aan de deelnemers, of ga je ze ook aanbieden aan de media?
Het kan zijn dat de organisatie al een fotograaf heeft geregeld en niet op een tweede fotograaf zit te wachten. Respecteer dat. Je kunt eventueel vragen of je het volgende jaar in een vroeg stadium contact mag opnemen om te bespreken of je iets hen kan betekenen.
Vast aanspreekpunt
Ben je zelf de fotograaf bij een besloten evenement? Zorg er dan voor dat je een vast aanspreekpunt binenn de organisatie hebt. Met deze persoon kun je afspraken maken over de foto's die de organisatie graag wil laten maken. Het is ook prettig om op de dag van het evenement naar deze contactpersoon te kunnen verwijzen als er vragen over de fotografie zijn.
Gebruik van beelden
Als je met de organisatie afspreekt dat je foto's mag maken om deze te verkopen en dat je de organisatie daarnaast beelden levert voor eigen communicatie-uitingen, leg dan goed vast wat zij wel en niet met de foto’s mogen doen. Spreek ook af of daar een vergoeding tegenover staat en, zo ja, om welk bedrag het gaat. Mag de organisatie de beelden via social media verspreiden? Hoe ga je om met naamsvermelding? Mag de organisatie de foto’s beschikbaar stellen aan de media? En mogen de beelden worden gebruikt voor promotiedoeleinden, bijvoorbeeld voor een ander evenement? Dit zijn allemaal zaken die je vooraf goed met elkaar afstemmen.
Leg vast
Hoe goed je contacten met de organisatie ook zijn, vergeet niet om afspraken schriftelijk vast te leggen. Dat is vooral belangrijk wanneer je beelden beschikbaar stelt aan de organisatie en jullie daar afspraken over hebben gemaakt. Leg ook vast dat je de beelden zelf mag verkopen. Het is prettig als je ergens op kunt terugvallen wanneer dingen anders verlopen dan verwacht.
Promotie
Als je goede contacten hebt met de organisatie van het evenement, is het verstandig om afspraken te maken over de promotie. Misschien kan de organisatie een verwijzing plaatsen naar jouw website, waar je de foto’s verkoopt, of naar Oypo als je zelf geen website hebt.
Daarnaast kun je op verschillende plaatsen flyers neerleggen. Je kunt ook kleding dragen met daarop je bedrijfsnaam of website. Denk bijvoorbeeld aan een fotohesje. Dat ziet er professioneel uit, zorgt ervoor dat je meer opvalt en kan ervoor zorgen dat deelnemers al snel denken dat je bij de organisatie hoort. Stem dit uiteraard wel af met de organisatie.
Sponsoren
Misschien heeft het evenement een hoofdsponsor en vindt de organisatie het prettig als diens logo op alle foto's terugkomt. Ook dat kun je voor de organisatie regelen. Je kunt bijvoorbeeld in je Oypo-account instellen dat het logo van een sponsor op iedere foto wordt afgedrukt.
Verwerkersovereenkomst
Sinds de inwerkingtreding van de AVG is het verstandig om een verwerkersovereenkomst op te stellen met de organisatie van het evenement. Als jij bijvoorbeeld beeldmateriaal aanlevert voor het evenement, kun je daarin vastleggen dat de verantwoordelijkheid voor het verkrijgen van toestemming bij de organisatie ligt.
